Búsqueda y Gestión del Conocimiento

"¿Cómo se hace esto?" "Pregúntale a María, ella sabe." Pero María está de vacaciones, o en reunión, o peor, ya no trabaja en la empresa. El conocimiento crítico atrapado en cabezas de personas o disperso en miles de documentos es uno de los activos más desperdiciados en las organizaciones.

Estudios muestran que el empleado promedio pierde 2.5 horas diarias buscando información que ya existe en algún lugar de la empresa. Eso es el 30% de su jornada laboral. Para una empresa de 50 personas, equivale a tener 15 empleados de tiempo completo haciendo nada más que buscar cosas.

El impacto va más allá del tiempo: decisiones tomadas sin información completa, errores por desconocimiento de procedimientos, clientes frustrados porque nadie sabe responder su consulta. El conocimiento desorganizado es un lastre invisible pero costoso.

Imagina a un nuevo empleado que se integra a tu equipo. En lugar de molestar a sus compañeros con decenas de preguntas básicas, simplemente pregunta al asistente virtual: "¿Cómo solicito días de vacaciones?", "¿Cuál es la política de gastos?", "¿Cómo accedo al sistema X?". Cada pregunta obtiene una respuesta precisa y actualizada instantáneamente.

Para empleados experimentados, el sistema es igual de valioso. Ese procedimiento técnico que solo hacen una vez al año y siempre olvidan los detalles, esa política que cambió el mes pasado, ese caso especial que se resolvió hace 6 meses: todo al alcance de una búsqueda.

El sistema incluso anticipa necesidades: cuando abres un documento sobre proceso de compras, automáticamente te sugiere documentos relacionados como "políticas de aprobación", "proveedores autorizados", "formularios requeridos". Es como tener un mentor digital que siempre está un paso adelante.

Una empresa de servicios profesionales implementó el sistema y redujo el tiempo de onboarding de consultores de 3 meses a 4 semanas. Los nuevos empleados podían encontrar plantillas, casos de estudio y mejores prácticas sin depender de mentores.

Un call center redujo su AHT (Average Handle Time) en 40% porque los agentes encontraban respuestas instantáneamente en lugar de poner clientes en espera o transferir llamadas. La satisfacción del cliente aumentó de 72% a 89%.

Una empresa de tecnología capturó el conocimiento de un desarrollador senior antes de su retiro. Mediante sesiones con el asistente de IA, documentaron 15 años de conocimiento crítico que ahora está disponible para todo el equipo de ingeniería.

A diferencia de wikis tradicionales que quedan obsoletos rápidamente, nuestro sistema se mantiene actualizado automáticamente. Cuando se sube un nuevo procedimiento o se modifica una política, inmediatamente está disponible y el sistema hasta notifica a los usuarios afectados.

La plataforma identifica documentación duplicada o contradictoria y te alerta para que consolides. Detecta documentos que no se han actualizado en 6 meses y sugiere revisión. Incluso identifica "knowledge gaps": preguntas frecuentes para las cuales no existe documentación.

El acceso es universal: desde cualquier dispositivo, en cualquier momento, con permisos granulares. Los vendedores pueden buscar desde su celular mientras están con un cliente, los técnicos desde el terreno, los ejecutivos desde sus tablets. Conocimiento sin fronteras.