Automatización de Documentos

Cada día, tu equipo administrativo procesa decenas, quizás cientos de documentos: facturas, contratos, órdenes de compra, guías de despacho. Cada uno requiere que alguien abra el PDF, lea cuidadosamente, extraiga la información relevante y la ingrese manualmente en tu sistema.

Este proceso no solo consume tiempo valioso, sino que es propenso a errores humanos que pueden costar caro. Un dígito mal ingresado en una factura, una fecha mal transcrita en un contrato, o peor aún, un documento perdido en la montaña de papeles.

La realidad es que el 70% de las empresas aún dependen del procesamiento manual de documentos, gastando hasta el 40% de su tiempo administrativo en tareas repetitivas que podrían automatizarse.

Imagina recibir una factura por correo electrónico y que, sin intervención humana, los datos se extraigan automáticamente y se registren en tu sistema contable. El sistema valida que los montos coincidan, verifica que el proveedor esté autorizado, y si todo está correcto, incluso puede iniciar el flujo de aprobación de pago.

Para los contratos, el sistema no solo extrae información básica como partes, fechas y montos, sino que identifica cláusulas importantes, fechas de renovación y condiciones especiales. Te alerta cuando un contrato está próximo a vencer o cuando se detectan términos que requieren revisión legal.

Las guías de despacho se procesan automáticamente, creando trazabilidad completa desde la emisión hasta la recepción, con validación automática contra las órdenes de compra y alertas en caso de discrepancias.

Una empresa de retail con 500 facturas mensuales logró reducir su equipo de procesamiento de 2 personas a tiempo completo a solo validación esporádica. El ahorro: $1.25 millones de pesos mensuales.

Un distribuidor logístico implementó el sistema para procesar guías de despacho y redujo los tiempos de recepción de mercadería de 45 minutos a 5 minutos por carga. Esto significó poder procesar 3x más entregas con el mismo personal.

Una empresa de servicios profesionales automatizó el procesamiento de contratos y redujo el tiempo de onboarding de clientes de 5 días a menos de 24 horas, mejorando significativamente la experiencia del cliente y acelerando el inicio de proyectos.

No todas las soluciones de automatización de documentos son iguales. Nuestro sistema se destaca por su capacidad de adaptarse a tus necesidades específicas sin requerir programación o configuraciones complejas.

La interfaz intuitiva permite a tu equipo revisar y corregir excepciones de manera rápida, y el sistema aprende de cada corrección. La integración con tu ERP, CRM o sistema contable es nativa y no requiere desarrollos costosos.

Además, ofrecemos dashboards en tiempo real que te muestran el estado de procesamiento, detectan cuellos de botella y te alertan sobre documentos que requieren atención inmediata.